Како су у већини високошколских установа у Републици Србији у току пријаве на конкурс за упис студената, Министарство државне управе и локалне самоуправе даје препоруку свим високошколским установама да као део конкурсне документације, сагласно одредбама чл. 9. и 103. Закона о општем управном поступку („Службени гласник РС“, бр. 18/16), не траже и изводе из матичне књиге рођених и уверење о држављанству.
Наиме, дана 8. јуна ове године почела је примена одредаба чл. 9, 103. и 207. Закона о општем управном поступку („Службени гласник РС“, бр. 18/16), којима је регулисана размена података о чињеницама о којима се води службена евиденција, по службеној дужности. Ова обавеза органа је подигнута на ниво начела, тако да је странка ослобођена дужности прибављања оних података о којима службене евиденције воде органи јавне власти. Од грађана се могу захтевати само подаци који су неопходни за њихову идентификацију и документa који потврђују чињенице о којима се не води службена евиденција.
Имајући у виду ове одредбе, као и чињеницу да високошколске установе врше јавна овлашћења и да су стога у систему органа на које се односе одредбе Закона о општем управном поступку, потребно је да се приликом уписа на академске и струковне студије, сагласно начелу делотворности и економичности, не траже од будућих студената они подаци који се већ налазе у службеним евиденцијама и који се имају прибавити по службеној дужности.
С тим у вези, а у циљу успостављања најадекватнијих механизама за пуну примену одредаба о размени података из службених евиденција, препоручујемо да се приликом уписа студената од њих не траже они подаци који су већ садржани у службеним евиденцијама, односно да се не траже подаци који су већ садржани у личној карти будућег студента. Сагласно Закону о личној карти, лична карта је јавна исправа којом грађани Републике Србије доказују идентитет, а која такође, у складу са законом, служи и као доказ о другим чињеницама које су у њој садржане. Како лична карта садржи од података, између осталог, јединствени матични број грађана, држављанство, место, општину и државу рођења, пребивалиште на територији Републике Србије у време подношења захтева, то у смислу свега наведеног сматрамо да не треба тражити од студената да достављају и уверење о држављанству и изводе из матичних књига.
Како је интенција законодавца била та да се грађани и органи растерете сувишних и непотребних процедура, уколико је одређени податак садржан у некој службеној евиденцији органа Републике Србије не треба га тражити од грађана, већ је потребно да се исти по службеној дужности бесплатно прибави од органа који о томе води службену евиденцију.
Такође, указујемо да су у току консултације са релевантним органима и имаоцима база података о чињеницама садржаним у службеним евиденцијама, као и да је Министарство државне управе и локалне самоуправе образовало Посебну радну групу за формулисање препорука за успостављање и унапређивање механизма размене података из службених евиденција, чији је циљ да се кроз заједнички рад, сарадњу и размену искустава представника државних органа који су у поседу службених евиденција и који представљају функционалну и институционалну везу између локалног и централног нивоа, успоставе примери и модели добре праксе и дефинишу механизми за пуну примену наведених одредби.