Kako su u većini visokoškolskih ustanova u Republici Srbiji u toku prijave na konkurs za upis studenata, Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave daje preporuku svim visokoškolskim ustanovama da kao deo konkursne dokumentacije, saglasno odredbama čl. 9. i 103. Zakona o opštem upravnom postupku („Službeni glasnik RS“, br. 18/16), ne traže i izvode iz matične knjige rođenih i uverenje o državljanstvu.
Naime, dana 8. juna ove godine počela je primena odredaba čl. 9, 103. i 207. Zakona o opštem upravnom postupku („Službeni glasnik RS“, br. 18/16), kojima je regulisana razmena podataka o činjenicama o kojima se vodi službena evidencija, po službenoj dužnosti. Ova obaveza organa je podignuta na nivo načela, tako da je stranka oslobođena dužnosti pribavljanja onih podataka o kojima službene evidencije vode organi javne vlasti. Od građana se mogu zahtevati samo podaci koji su neophodni za njihovu identifikaciju i dokumenta koji potvrđuju činjenice o kojima se ne vodi službena evidencija.
Imajući u vidu ove odredbe, kao i činjenicu da visokoškolske ustanove vrše javna ovlašćenja i da su stoga u sistemu organa na koje se odnose odredbe Zakona o opštem upravnom postupku, potrebno je da se prilikom upisa na akademske i strukovne studije, saglasno načelu delotvornosti i ekonomičnosti, ne traže od budućih studenata oni podaci koji se već nalaze u službenim evidencijama i koji se imaju pribaviti po službenoj dužnosti.
S tim u vezi, a u cilju uspostavljanja najadekvatnijih mehanizama za punu primenu odredaba o razmeni podataka iz službenih evidencija, preporučujemo da se prilikom upisa studenata od njih ne traže oni podaci koji su već sadržani u službenim evidencijama, odnosno da se ne traže podaci koji su već sadržani u ličnoj karti budućeg studenta. Saglasno Zakonu o ličnoj karti, lična karta je javna isprava kojom građani Republike Srbije dokazuju identitet, a koja takođe, u skladu sa zakonom, služi i kao dokaz o drugim činjenicama koje su u njoj sadržane. Kako lična karta sadrži od podataka, između ostalog, jedinstveni matični broj građana, državljanstvo, mesto, opštinu i državu rođenja, prebivalište na teritoriji Republike Srbije u vreme podnošenja zahteva, to u smislu svega navedenog smatramo da ne treba tražiti od studenata da dostavljaju i uverenje o državljanstvu i izvode iz matičnih knjiga.
Kako je intencija zakonodavca bila ta da se građani i organi rasterete suvišnih i nepotrebnih procedura, ukoliko je određeni podatak sadržan u nekoj službenoj evidenciji organa Republike Srbije ne treba ga tražiti od građana, već je potrebno da se isti po službenoj dužnosti besplatno pribavi od organa koji o tome vodi službenu evidenciju.
Takođe, ukazujemo da su u toku konsultacije sa relevantnim organima i imaocima baza podataka o činjenicama sadržanim u službenim evidencijama, kao i da je Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave obrazovalo Posebnu radnu grupu za formulisanje preporuka za uspostavljanje i unapređivanje mehanizma razmene podataka iz službenih evidencija, čiji je cilj da se kroz zajednički rad, saradnju i razmenu iskustava predstavnika državnih organa koji su u posedu službenih evidencija i koji predstavljaju funkcionalnu i institucionalnu vezu između lokalnog i centralnog nivoa, uspostave primeri i modeli dobre prakse i definišu mehanizmi za punu primenu navedenih odredbi.